Kontakt z wydziałem:
44 7262310, 44 7262649, 44 7262501, 44 7262526

Do zadań Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej należy w szczególności:

  1. prowadzenie ewidencji pieczęci, tablic urzędowych;

  2. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku miasta;

  3. zabezpieczenie pomieszczeń biurowych i ich właściwe wyposażenie w sprzęt, maszyny biurowe, kancelaryjne oraz w środki czystości;

  4. planowanie i realizacja zakupów inwestycyjnych, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania na potrzeby Urzędu;

  5. opracowywanie planów modernizacyjnych i remontów w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad ich wykonawstwem;

  6. zabezpieczenie mienia Urzędu;

  7. prowadzenie książek obiektów budowlanych Urzędu;

  8. naprawa sprzętu i przedmiotów będących na wyposażeniu komórek organizacyjnych;

  9. zabezpieczenie potrzeb Prezydenta Miasta i Urzędu w zakresie transportu osobowego;

  10. dokonywanie prenumeraty prasy, dzienników urzędowych, wydawnictw fachowych, prowadzenie rejestru zasobów bibliotecznych;

  11. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją sieci telefonicznej Urzędu;

  12. organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynkach Urzędu oraz w ich obrębie;

  13. współpraca w wykonywaniu zadań związanych z obroną cywilną miasta;

  14. uczestniczenie w pracach dotyczących przeprowadzania wyborów i referendów;

  15. administrowanie obiektem „Przystań Miejska”, a także prowadzenie ewidencji tego obiektu;

  16. obsługa administracyjna słupów ogłoszeniowych stanowiących własność gminy we współpracy z Zarządem Dróg i Utrzymania Miasta w Tomaszowie Mazowieckim;

  17. wykonywanie całokształtu zadań związanych z administrowaniem nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy Pl. Kościuszki 24 oraz organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku wokół nieruchomości położonej przy ul. Św. Antoniego 55;

  18. prowadzenie Kancelarii Ogólnej, do zadań której należy w szczególności przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja oraz przekazywanie korespondencji, a także obsługa centrali telefonicznej i faksu;

  19. prowadzenie Punktu Informacyjnego, do zadań którego należy w szczególności zapewnienie podstawowej obsługi obywateli w ich kontaktach z Urzędem (informacja o zakresie kompetencji komórek organizacyjnych Urzędu, o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania poszczególnych spraw);

  20. prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi w formie elektronicznej kartoteki ilościowo-wartościowej środków trwałych;

  21. okresowe uzgadnianie zapisów w księgach inwentarzowych środków trwałych prowadzonych w Wydziale z zapisami w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej w Wydziale Finansowo-Księgowym;

  22. oznaczanie środków trwałych ujętych w księgach inwentarzowych środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych ujętych w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w Wydziale;

  23. prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych będących w użytkowaniu Urzędu i objętych ewidencją bilansową Urzędu oraz księgi inwentarzowej obcych pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi;

  24. prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych niskocennych użytkowanych przez komórki organizacyjne i ujętych ewidencją pozabilansową Urzędu;

  25. okresowe uzgadnianie zapisów w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w Wydziale z zapisami w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej przez Wydział Finansowo-Księgowy;

  26. okresowe uzgadnianie z komórkami organizacyjnymi stanu wyposażenia pomieszczeń w pozostałe środki trwałe;

  27. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych OT w zakresie przychodu środków trwałych, których nabycie lub wytworzenie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;

  28. wnioskowanie o likwidację zużytych lub zniszczonych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;

  29. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych PT i LT w zakresie rozchodu środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;

  30. przyjmowanie pisemnych zgłoszeń dotyczących przemieszczenia środków trwałych i pozostałych środków trwałych pomiędzy użytkownikami lub komórkami organizacyjnymi;

  31. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych MT dokumentujących zmianę miejsca użytkowania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego;

  32. sprawowanie nadzoru w zakresie gospodarki majątkowej;

  33. uczestniczenie w rozliczeniu inwentaryzacji;

  34. prowadzenie dokumentacji dotyczącej indywidualnej odpowiedzialności materialnej za powierzony majątek;

  35. bieżące uaktualnianie danych ewidencyjnych m.in. w oparciu o wyniki inwentaryzacji, protokoły kasacyjne i zgłoszenia przemieszczeń majątku.

W ramach Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej funkcjonują Zespół Informatyków, którego pracą koordynuje wyznaczony pracownik zespołu oraz Archiwum Zakładowe. Kierownik Archiwum Zakładowego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej.

Do zadań Zespołu Informatyków należy w szczególności:

  1. opracowywanie i wdrażanie strategii informatyzacji Urzędu w zakresie bieżącej obsługi Urzędu oraz klientów Urzędu;

  2. zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci Urzędu;

  3. administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu, a także wdrażanie i administrowanie usługami www, poczta e-mail oraz innymi;

  4. nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, utrzymanie ciągłości pracy stacji roboczych i obsługa projektowanych systemów teleinformatycznych;

  5. szkolenie pracowników w zakresie wdrażania nowych programów informatycznych oraz obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;

  6. nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania;

  7. administrowanie i nadzór nad dokonywaniem czynności prawnych w Internecie, związanych z infrastrukturą klucza publicznego (podpisu elektronicznego);

  8. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania użytkowanego w Urzędzie.

Zadania Archiwum Zakładowego określa instrukcja archiwalna stanowiąca załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.